Waarom digitaliseren?
Inbinden van registers, archieven, boeken … is een optie. Maar denk ook aan digitaliseren van (een deel van) uw archief, van uw registers en andere documenten! Door digitalisering ontsluit u uw archief voor raadpleging op computer, u boekt tijdswinst en verhoogt het werkcomfort enorm.
Welke documenten digitaliseren wij?
- Bevolkingsboeken – bevolkingsfiches
- Registers
- Notulen
- Personeelsdossiers
- Dossiers stedenbouw ( bouwvergunningen, verkavelingsvergunningen, milieuvergunningen …)
- Atlassen der buurtwegen
- Foto’s
- Persoonlijke archieven
Hoe pakken we digitalisering aan?
Digitaliseren is meer dan wat papier door een scanner jagen. Archiveren is meer dan wat boeken naast mekaar zetten of documenten in een doos steken. Daarom biedt Atelier Marie-Claire u een volledige dienstverlening aan, digitalisering van a tot z.
1. Archief structureren en organiseren
Uw documenten bevinden zich op verschillende plaatsen? De logische ordening is zoek? Verschillende mensen waren bevoegd en gebruikten verschillende classificatiesystemen?
Geen probleem! Onze professionele archivarissen helpen u richting en orde in het archief aan te brengen. Zij selecteren ook de documenten die precair zijn en dringend moeten worden gedigitaliseerd.
Kortom: Atelier Marie-Claire biedt alle eerste hulp bij archivering.
2. Archief scanklaar maken
Documenten zijn vaak niet onmiddellijk scanklaar: er zitten nietjes of paperclips aan, papieren zitten in plastic mapjes bij mekaar …
Wij halen elk belemmerend element voor scanning weg.
Tegelijkertijd worden in deze voorbereidende fase documenten geordend en houden we documenten apart die niet hoeven gescand te worden.
3. Scannen
Atelier Marie-Claire gebruikt de meest aangewezen scanner om uw documenten te digitaliseren.
- Reguliere A4-documenten gaan op een doorvoerscanner, behalve de meer delicate documenten (die verwerken we handmatig, niet met een robotscanner).
- Grote en lange plannen worden opengevouwen op een grote gespecialiseerde flatbedscanner.
- Volumineuze en ingebonden boeken worden verwerkt met een boekenwip om de bladzijden integraal te scannen.
4. Naamgeving van gedigitaliseerde documenten
Uit het scanproces komt een gedigitaliseerd beeld (PDF(A), JPEG, TIFF …). Om de documenten terug te vinden en te kunnen doorzoeken, krijgen zij een duidelijke, logische naam en worden er metadata toegekend.
Deze metadatatering gebeurt ofwel automatisch ofwel handmatig. Wij staan voor beide vormen in en helpen zo uw archief te ontsluiten.
5. Oplevering van gedigitaliseerde beelden.
Uw gedigitaliseerde beelden invoeren in uw beheerssoftware? Onze IT-afdeling zorgt voor een naadloze integratie !
Daarnaast kunnen we eveneens in een omgeving-neutrale mappenstructuur opleveren.
